domingo, 26 de agosto de 2012

Como construir indicadores - parte 4 de 5

10 – Como divulgar?
Outro ponto extremamente importante quando se fala em indicadores. É inadmissível que o resultado não seja compartilhado. Uma vez presenciei a reunião de uma diretoria onde além dos indicadores serem falhos nas informações que mostravam, ficavam restritas aquele espaço.
Ora! Quem faz a coisa toda acontecer, que está na frente do campo, no chão de fábrica, no escritório, precisa, merece e tem que saber como anda o resultado de seus esforços. Onde fica a questão do envolvimento se quem movimenta a engrenagem não sabe pra onde o barco navega?
A exposição dos indicadores deve ser clara, acessível e entendida por todos, absolutamente todos. Desde o diretor geral, ao auxiliar de ASG. Engajamento se cria e fomenta também com definição clara das responsabilidades dos envolvidos.
Indicadores de processo precisam estar à vista de todos, na produção. Os de resultado setorial num painel enorme no próprio ambiente. E os de resultado organizacional num painel gigante no corredor e o mais exposto possível.
Mas, vale uma ressalva, lembre-se de filtrar que informação chega e até onde chega. Uma linha de tendência talvez não seja usual para o operador, assim como o resultado diário pouco importa para o setor de marketing.
  • A Décima pergunta é: Os indicadores estão à vista de todos os envolvidos em seu resultado?
  • A Décima lição: Capacite a todos no entendimento dos resultados mostrados.
11 - Está realmente bom?
Todo e qualquer trabalho precisa passar por um crivo que o qualifique. A montagem de um indicador não foge a essa regra.
Há alguns critérios que devem ser observados e avaliados para que se considere um como finalizado. Tais critérios devem ser ponderados durante todo o processo de construção. Apontei-os somente ao final destas lições, por compreender, que serão melhor entendidos após o processo de elaboração.
“Ah! Então só terei um indicador ideal quando tudo isso for atendido?” Não! Você terá sim, o indicador mais adequado, nunca o ideal.
As Décimas Primeiras perguntas são:
  • O indicador está fortemente atrelado ao processo do cliente, seja ele interno ou não, subsequente ou não?
  • Implementá-lo possui uma relação custo benefício adequada?
  • Fornece informações em tempo hábil à tomada de decisão?
  • Permite a coleta, o registro e a recuperação de informações?
  • É interpretado de forma clara e simples?
  • Permite uma aplicação abrangente?
  • Permite comparações com referências adequadas, internas ou não, ao processo/empresa?
  • Permite uma coleta e processamento de dados sistemático, mesmo que de forma simples?
A Décima Primeira lição: Ponha em prática o Check do ciclo PDCA e o faça girar.
Tendo-se o padrão do como deve ser criado o indicador/índice (se está curioso do que por que diferencio os dois, veja o artigo “Indicador x Análise”) deve-se ponderar em como um se relaciona com outro, de outro setor, no mesmo setor ou outro processo, e como isso deve ser trabalhado.
12 – Como identifico as influências?
Indicador influencia outro indicador e isso, quando toda uma gama deles existe, pode complicar e muito o processo de decisão e o de melhoria. Sabe como?
Imagine que o índice do seu processo mostre a quantidade de pontos falhos na peça ao seu final. A avaliação de um mau resultado pode indicar que o processo está com algum problema interno com 100% de certeza, se essa peça final for gerada/processada somente no seu setor ou possuir somente características de defeitos gerados nele. Mas, e se ele processar peças vindas de outros dois setores? Qual o processo fornecedor que entregou a parte com problema? Em que grau essa ocorrência impacta no seu processo? Em que grau o seu impacta no cliente por causa dessa falha alheia?
Esses são só alguns indagamentos que podem surgir quando investigamos alguma variação fora do tolerável. É importante voltar um pouco e considerar que, antes de se pensar em criar um indicador, deve-se conhecer a estrutura do processo. É aqui que o uso dos fluxogramas criados faz-se necessário, e muito, pois eles mostram essas influências.
Há que se valer então de algumas denominações sobre os indicadores. Há o indicador chave, o correlato, o input e o output. E como isso ajuda a compreender as influências? De forma simples, mas que pode gerar muita confusão caso essa lógica não seja bem entendida.
O indicador chave é o que está sendo analisado no momento, tanto faz se é estratégico ou operacional. Para entendê-lo melhor algumas vezes é preciso buscar informações no correlato. Que por sua vez, é o indicador que pode ser utilizado como check, como referência. Explicando: O indicador do seu setor de corte automatizado indica um certo aumento do problema X. É interessante que se busque no processo semelhante, o corte manual, por exemplo, se o problema também apareceu. Isso pode eliminar de cara que o problema esteja nas máquinas. Já que se estivesse talvez não aparecesse no corte manual ou não com as mesmas características. Entendeu? O indicador chave e o correlato costumam ser complementares.
O indicador output, chamado dessa forma somente para não misturar conceitos, é o indicador do seu cliente. Se seu processo gera um produto, esse produto pode ser o final ou somente ser mais um fornecido para outro processo. O output nada mais é que o indicador diretamente afetado pelo seu processo. Se avaliado, o resultado dele pode mostrar suas influências, pode mostrar em como seu processo o atinge.
Invertendo o fluxo, quando avaliar o indicador chave e precisar entender melhor algo a mais, uma olhada no seu indicador input pode facilitar as coisas. O input nada mais é que o indicador de seu fornecedor, que impacta no seu processo.
Fica a ressalva que pouco importa a hierarquia. A lógica de influência é a mesma.
  • A Décima Segunda pergunta é: Conheço as influências do meu indicador?
  • A Décima Segunda lição: Seu fluxograma deve ser tão complexo quanto complexo for seu processo.
Como Construir Indicadores - Parte 04 de 05
Fonte: http://www.qualidadebrasil.com.br/artigo/gestao/como_construir_indicadores_parte_04_de_05#3 
Colunista: João Paulo de S. Silva | Publicado em: 31/07/2012 | Leituras: 1.414

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