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4 - Como salvaguardar os dados?
Não importando tanto a forma, o que deve ser garantido aqui é a integridade dos dados. Até aqui os dados são somente isso,dados. Números que não dizem nada. E isso deve ser claro. Dados são dados. Informações são o que eles se tornam com o tratamento que se dispense a eles. Por isso esse ponto é extremamente crítico.
Aumenta-se em igual grau de complexidade a forma de coletá-los e armazená-los tal qual aumente o do processo que os gerem, mas isso não é regra.
Uma base de dados robusta é que permite uma flexibilidade na formatação do indicador. Ela permite buscar informações inicialmente não consideradas importantes, mas que caso sejam necessárias, podem revelar todo um histórico do que ocorreu e ocorre. Ela possui informações muitas vezes consideradas inúteis para um determinado momento, mas que podem vir a ser a diferença no tratamento de um determinado problema em que forem exigidas.
Uma vez tive de criar um indicador para uma empresa de transporte urbano. A base de dados era fraca, somente a necessária para que a informação principal fosse extraída. “O suficiente!” Pensariam alguns. “Pouco de mais!” Pensei eu.
Caso eu necessitasse buscar as origens dos números que avaliava, e isso seria somente questão de tempo até acontecer, e aconteceu, iria ter de levantar os dados do zero. Caso isso houvesse sido feito desde o início, não só teria onde achá-los, como teria todo o histórico. Tempo e dinheiro poupados.
A Quarta pergunta é: Sei exatamente como salvaguardar meus dados?
A Quarta lição: Preocupe-se em como ter um banco de dados robusto e confiável.
5 - Como gerar informação?
A seguir, com posse de todos os dados, vem o tratamento e a geração da informação. É ela que será a base para a tomada de decisão. Portanto, um critério básico deve ser atendido.
Um deles é a determinação da memória de cálculo e a fórmula que o origina. Deve ficar claro, para quem trabalhar com o indicador, como ele foi gerado, como aquele número que aparece ali surgiu. Por mais que pareça óbvio, esse detalhe poupa tempo de análise e faz com que as variáveis envolvidas sejam mais facilmente compreendidas.
Se tivermos um índice de reprovação por produção, a fórmula do cálculo exposta no indicador mostra a relação entre essas variáveis. Fica mais claro para quem o utilizar como essa relação ocorre.
Se considerar o número de produção constante o índice melhora com a queda no número de reprovação e vice-versa. Cabe a decisão do que mexer: a produção ou a reprovação? Percebe a importância disso?
Esse é só um caso simples e de dedução quase óbvia. Há índices bem mais complexos e que exigem um grau de entendimento bem maior. Por que não facilitá-lo?
A Quinta pergunta é: Meu indicador deixa claro qual a relação entre as variáveis que controlam o resultado?
A Quinta regra: Entenda a relação entre as variáveis que impactam no processo.
6 – Qual a relação das informações no tempo?
Ao menos quando os números estão ruins, ninguém faz questão de lembrá-los. Já percebeu? Como identificar isso no indicador então, para avivar a memória dos esquecidos?
Uma forma simples é pontuar as informações ao longo do tempo. A consideração do histórico é tão essencial quanto o próprio resultado nele contido. Afinal de contas, um número só aparenta estar melhor ou pior se for comparado com outro igualmente mensurado.
Deve-se avaliar a necessidade de qual janela de tempo utilizar. O processo deve receber crivo de análise anualmente? Isso geralmente ocorre para indicadores contábeis de encerramento de exercício. Deve ser mensal? Interessante para a grande maioria dos existentes. Diário? Ótimo para os processos produtivos no dia a dia fabril.
Não se deve esquecer nunca um pequeno detalhe: sempre que possível pontue o período anterior. Como assim? Para um indicador mensal, mostre os meses anteriores numa escala anual e compare o resultado ao ano anterior, a uns dois pelo menos, se for diário, usar uma escala semanal pode ser interessante.
Quer aplicar um pouco de estatística? Indique a tendência, a linha de comportamento. Ela vai mostrar qual será o provável resultado vindouro. Depois, não vale reclamar que não tinha nenhuma indicação do que iria acontecer. Pra quem conhece o Excel, usar a linha de tendência do próprio programa é uma ótima ajuda. Basta considerar o R Quadrático próximo a 1 como referência, quanto mais próximo, mais próxima da exatidão é a linha de tendência.
Elas podem ser de vários tipos:
- A - Linear: usada com conjuntos em que os dados são lineares. Mostra que algo está aumentando ou diminuindo com uma taxa fixa;
- B - Logarítmica: muito útil quando a taxa de alteração nos dados aumenta ou diminui rapidamente e depois se nivela;
- C - Polinomial: usada quando os dados flutuam muito;
- D - Potência: usada com conjuntos de dados que comparam medidas que aumentam em uma taxa específica;
- E - Exponencial: utilizada quando os valores de dados estiverem crescendo ou caindo com taxas cada vez mais altas;
- F - Média Móvel: suaviza flutuações em dados para mostrar um padrão ou tendência mais claramente.
A Sexta pergunta é: Consigo visualizar no meu indicador períodos para comparação?
A Sexta lição é: Defina o intervalo de mensura, aponte o histórico e mostre a tendência de comportamento estatístico.
Fonte: Qualidade Brasil
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