PDCA aplicado em reuniões é garantia de efetividade e produtividade

PDCA aplicado em reuniões é garantia de efetividade e produtividade

Reuniões de trabalho servem para definir metas, monitorar desempenho, avaliar implementação, avaliar a performance, aproximar equipe, tomar decisões em grupo, decidir, criar, trocar ideias, falar de experiências, apresentar hipóteses, priorizar atividades, avaliar projetos, validar processos, definir procedimentos, escolher métodos, medir eficiência e eficácia, validar assuntos, realizar deliberações, reconhecer e solucionar problemas, atender clientes, alinhar a rota e mais, muito mais.

Como vimos às reuniões são de extrema importância para no universo corporativo, pois fazem fluir os processos através de um conjunto sistematizado de ações e alinhamentos, porém estão no topo da lista de coisas que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas vezes mal preparadas e conduzidas. Nosso tempo este cada vez mais escasso, mas por outro lado, as reuniões parecem estar sempre mais longas e frequentes.

A falta de planejamento, delimitação previa e a banalização das reuniões fazem com que profissionais vão para reuniões sem uma agenda, sem saber o que vai ser discutido, autonomia necessária, o tempo de duração, quais são os objetivos do encontro e às vezes nem mesmo sabem ao certo o local da reunião. Isso tudo junto vai lavar sem duvidas alguma ao fracasso e improdutividade do encontro, que na soma de tudo é tempo "jogado no lixo".

A boa noticia!

Conduzir reuniões eficientes no ambiente de trabalho é um desafio constante e necessário para qualquer organização que deseja ter mais produtividade no seu dia-a-dia. Para tornar as reuniões efetivas e produtivas desenvolvi um check list baseado no método do PDCA que destaca todos os passos, que vão da fase de pré reunião, passando pela infraestrutura necessária, condutas esperadas no momento da reunião e ações de pos-reunião.

O PDCA é aplicado para se atingir resultados dentro de um sistema de gestão e pode ser utilizado em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negócios, independentemente de sua área de atuação. O ciclo começa pelo planejamento, em seguida a ação ou conjunto de ações planejadas são executadas, checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente), e toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execução de processos. Aplicamos este sistema em um check list que são passos para garantir efetividade e produtividade nas reuniões. Conheça abaixo.

Check list do PDCA aplicado para Reunião

PLAN (Pré-reunião)
• Elaborar pauta prévia;
• Definir os participantes obrigatórios e desejáveis;
• Definir data e local da reunião;
• Definir pauta (priorizada e cronogramada) e resultados esperados da reunião;
• Enviar pauta definitiva para todos os participantes com cópia para pessoas-chaves e gestores;
• Distribuir material para leitura prévia ou ata anterior (quando necessário);
• Estudar o material e elaborar material de apoio;
• Ensaiar / preparar-se para a condução;
• Reservar a sala ou auditório;
• Definir mesas e instalações conforme necessidade da reunião;
• Reservar equipamentos necessários (som, imagem e iluminação);
• Quando aplicável solicitar com antecedência lanches, coffee break, água e etc;

DO (Durante a reunião)
• Chegar no mínimo meia hora de antecedência no local programado;
• Verificar a sala, infraestrutura, equipamentos e testar som, links e visualização da apresentação no local;
• Quando aplicável, distribuir materiais de apoio, como papel e canetas;
• Começar e terminar no horário;
• Informar os procedimentos de segurança (rota de fuga, recursos disponíveis e contatos necessários em caso de emergência) e localização dos banheiros;
• Combinar as regras da reunião quanto a condutas gerais, utilização de computadores/celulares pausas etc;
• Seguir o tempo pré-estipulado para cada subitem;
• Abrir a reunião com um resumo do que será discutido;
• Definir papéis de relator (registros/ata) e cronometrista (atento aos horários);
• Seguir a pauta, encerrando um assunto antes de iniciar outro;
• Promover intervalos a cada 2 horas, no máximo;
• Envolver todos os participantes (não deixar ninguém disperso);
• Certificar-se de que todos estão conscientes das decisões tomadas;
• Agendar a reunião seguinte (caso necessário);

CHECK (Pós-reunião)
• Certificar-se de que todos os assuntos discutidos constam na ata;
• Enviar aos interessados o mais rápido possível a ata com ações, responsáveis e prazos.

ACT (Melhoria)
• Fazer uma analise critica sobre o andamento dos temas discutidos na reunião;
• Pedir a um dos participantes que lhe dê um feedback sobre sua condução;
• Encaminhar as ações que ficaram sob sua responsabilidade;
• Reiniciar todos os passos para a próxima reunião.

Sirva-se! Aplique o check list do PDCA nas suas reuniões e prepare para conhecer resultados surpreendentes e sustentáveis.

As janelas quebradas nas empresas.

janelas quebradas nas empresas

Você já consertou alguma janela quebrada hoje? Não possui janelas quebradas? Então olhe bem a sua volta.

A teoria das Janelas Quebradas foi apresentada a primeira vez em março de 1982 pelos criminologistas James Q. Wilson e George L. Kelling no artigo “Broken Windows”, publicado pela revista Atlantic Monthly. Estes Senhores defendiam em sua teoria que pequenos delitos deveriam ser veementemente combatidos, o que daria uma espécie de recado à sociedade como um todo de uma política de tolerância zero, evitando assim a prática de crimes de maior gravidade.

Para exemplificar a sua teoria, Wilson e Kelling utilizaram a imagem de um edifício que, repentinamente, aparece com uma janela quebrada sem que ninguém cuide de repará-la por um longo período de tempo. As pessoas que por ali passam diariamente receberão o “recado” de que não há ninguém responsável por aquele local e que, se uma janela permanece quebrada por tanto tempo, outros danos de maior relevância também serão tolerados, tais como pichações, outras depredações ou até mesmo uma futura apropriação do local.

Então, nesse momento, você pode se perguntar: como essa teoria pode ser aplicada ao mundo dos negócios? Michael Levine, autor do livro Tolerância Zero Nas Empresas, elenca um sem número de Janelas Quebradas e suas consequências nas empresas. O autor começa elencando cinco quesitos sobre a percepção que o cliente tem da empresa versus a realidade que esta apresenta, quais são eles:

1. É a percepção que o cliente tem de sua empresa que determinará seu nível de lealdade. Cometa um erro e poderá prejudicar essa percepção: A percepção que temos sobre as coisas não é uma ação que demande um esforço grande de imaginação, mas é proveniente de conexões lógicas que fazemos quase que automaticamente a partir de atributos tangíveis aos quais temos acesso como instalações, equipamentos, funcionários etc.

2. Pequenas coisas significam muito: Se, por exemplo, embarcamos num avião e ao sentarmos na poltrona notamos que o braço do assento está solto, a mesinha não trava direito, e o forro está encardido, automaticamente poderemos começar a imaginar em quais condições está o motor da aeronave e se o voo que estamos prestes a realizar é realmente seguro. Depois de tais divagações, no futuro, provavelmente pensaremos duas vezes antes de optar por viajar com essa companhia aérea novamente.

3. É melhor consertar Janelas Quebradas antes que quebrem: É fundamental estarmos sempre atentos às Janelas com potencial de quebra, e às consequências que esse incidente pode trazer aos nossos negócios. Se, por exemplo, o gerente nota que o comportamento de um determinado funcionário torna-se mais agressivo para com os colegas e superiores. Então o gerente deve agir no sentido de prevenir que esse funcionário reaja de maneira inapropriada frente a uma solicitação ou a uma reclamação de um cliente, o que poderia ferir mortalmente a percepção que o referido cliente tem da empresa.

4. Mascarar a verdade é o que denuncia: Fato popularmente conhecido como desculpa esfarrapada. Diante da identificação de uma janela quebrada e de uma situação possivelmente embaraçosa provocada por isso, o melhor que temos a fazer é enfrentar os fatos, admitir a responsabilidade e resolver o problema. Tentar “tapar o sol com a peneira” pode ser mais desastroso do que o problema inicial em si, gerando mais insatisfação ao cliente que foi vítima do escorregão da companhia.

5. A obsessão com os detalhes é essencial: Como podemos então manter uma boa percepção dos clientes a respeito da nossa empresa e evitar, de todas as formas, que esta seja mudada? Apenas estando atentos aos detalhes que, como foi dito anteriormente, podem modificar toda a forma como o cliente enxerga a empresa, trazendo prejuízos futuros caso essa mudança de visão seja negativa.

E agora, já conseguiu enxergar as suas Janelas Quebradas ou mesmo aquelas que estão prestes a quebrar? Então mãos a obra, aperte os parafusos, cole melhor os vidros e ajuste as travas para que a qualidade da entrega dos seus produtos e serviços possa ser percebida pelos seus clientes em todos os aspectos do contato com a sua empresa.

Fonte: http://www.portalgsti.com.br/2012/10/as-janelas-quebradas-nas-empresas_4.html?goback=%2Egde_1901509_member_171843021

 

A Lei de Murphy e a Qualidade

 

Praticamente todo mundo hoje sabe quem foi o Major Edward A. Murphy Jr., criador da famosa (ou famigerada) Lei de Murphy: “Se alguma coisa pode dar errado, com certeza dará”. – Portanto, vou me abster de resumir sua biografia aqui.
A Lei de Murphy é uma lei epigramática (???), ou seja, o enunciado de uma observação, percepção ou ideia que, mesmo não sendo exatamente verdadeira, parece inevitável às pessoas comuns tanto quanto uma lei natural (como o é a lei da gravidade, por exemplo). – Tá, a explicação não ficou nada simples mas é isso que faz essa “lei” parecer tão convincente…
“Em seu espírito original, ela trata de usabilidade: se todas as formas de fazer algo errado com um produto pudessem ser levadas em consideração, a possibilidade de erro em seu uso seria eliminada. Esta preocupação com o usuário final e com a qualidade do produto acabou sendo ofuscada por pessimistas barulhentos, que se apropriaram do conceito e fizeram com que passasse a representar um fatalismo negativista, como se todas as forças da natureza conspirassem para provocar desastres e dissabores. Esta vertente fatalista é a que provoca mais risadas e a que transformou a Lei de Murphy num sucesso humorístico com incontáveis variações.” – Fonte: Ceticismo.net
Seguem abaixo algumas frases derivadas da Lei de Murphy:
Nada é tão ruim que não possa piorar.
Tudo que começa bem, termina mal. Tudo que começa mal, termina pior.
A fila ao lado sempre anda mais rápido.
Amigos vêm e vão, inimigos se acumulam.
Se você está se sentindo bem, não se preocupe. Isso passa…
A probabilidade do pão cair com a manteiga virada para baixo é proporcional ao valor do tapete.
Se está escrito “Tamanho Único”, é porque não serve em ninguém.
A luz no fim do túnel é o trem vindo na sua direção.
A maioria dos trabalhos manuais exige três mãos para serem executados.
O vírus que seu computador pegou, só ataca os arquivos que não tem cópia.
Você nunca vai pegar engarrafamento ou sinal fechado se sair cedo demais para algum lugar.
Embora a “Lei de Murphy” seja algo que diverte, pois muitas frases pessimistas (mas engraçadas) foram geradas a partir dela, na verdade considerá-la seriamente é algo prejudicial. Desculpem estragar a brincadeira, mas na Qualidade não cabem referências a ela… Convém lembrar inclusive que o próprio Murphy morreu insatisfeito com as interpretações que deram a sua frase que acabou se cristalizando na cultura popular como piada sarcástica, mas que na verdade era apenas sua interpretação de um princípio de segurança em projetos: considerar a pior condição possível como parâmetro para evitar acidentes…
O fatalismo causado por essas frases e suas derivações parece inutilizar o trabalho da Qualidade, pois se realmente a mínima probabilidade de algo dar errado fosse obrigatoriamente certeira, não faria sentido desenvolvermos ações preventivas! O mundo seria um caos e não poderíamos fazer nada… Só lamentar e correr atrás do prejuízo (ações corretivas, oi).
Por sorte ela não é real como parece, e podemos pensar em SGQ´s perfeitos, batalhando diariamente para que se tornem assim!…

By

Ronaldo Costa

– 30 de outubro de 2012

fonte: http://www.qualiblog.com.br/lei-de-murphy-qualidade/