Como de costume, gosto de iniciar meus artigos identificando o real sentido das palavras que formam a base do que escrevo. Portanto, precisamos ter um entendimento assertivo sobre a interpretação dessas duas palavras.
Plano significa arranjo ou disposição geral de uma obra, projeto, desígnio, intenção e ação é movimento ou atividade para obter determinado resultado, é a influência ou efeito sobre algo ou alguém.
Portanto, Plano de Ação (PA) nada mais é que um conjunto de atividades a serem desenvolvidas que determina como e com que intenção o resultado será impactado pelas atividades. Complementando, pode-se dizer ainda que é uma tentativa organizada de exercer controle sobre algo.
Um bom plano de ação então precisa ser objetivo, simples, direto, realista e acima de tudo plausível.
Ele deve conter alguma padronização afim de que se tenha uma lógica construtiva que resulte no controle desejado, que resulte na influência que se queira desenvolver sobre algo.
Uma das características mais fortes dele diz respeito as ações traçadas.
Existem alguns tipos principais delas, a citar:
Ações Temporárias de Contenção (ATC)
Por exemplo, se o objetivo é diminuir a incidência de defeitos por sujeira de óleo num determinado processo, uma ATC é a inspeção criteriosa no final da cadeia, isso apenas, e depende de como seja aplicada, influencia o resultado final, mas não atua na causa raiz do problema.
Não significa dizer que não sejam importantes, pelo contrário, mas que são apenas ações paliativas, que não mudam o status quo do processo, apenas “manipula” seu resultado e mais importante ainda, protegem o cliente.
Esse tipo de ação deve ser tomada como forma de estancar o impacto da atividade, deve ter uma durabilidade predeterminada, se possível com início e final programado, geralmente coincidindo seu final com a implantação das ações efetivas de controle.
Observação crítica: Não transforme a ATC em rotina, em absoluto a incorpore no dia a dia. As ATC´s são onerosas e geram custo, pois fogem do padrão aceitável de desempenho.
Ações Efetivas de Controle (AEC)
São ações cujo foco é o controle de uma determinada variável, que ajudam ou influenciam diretamente o resultado final, pois, exercem impacto direto no objeto alvo. Se corretamente implantadas dão total poder de manipulação ao gestor.
Uma AEC efetiva, para o mesmo exemplo, seria aquela que descobrisse que o real motivo da sujeira seria um vazamento em uma das máquinas. Desta forma, o conserto da máquina eliminaria o problema.
Mas como saber se realmente foi controlado? Por mais que pareça óbvio, as vezes a descoberta de um problema não indica o real causador.
Pode-se descobrir o vazamento de óleo em uma outra máquina, que não seja a causa raiz, mas que efetivamente também gere perdas.
O que isso significaria? Significaria então que se descobriu o que não se é. Óbvio? Nem tanto. Em problemas complexos, a eliminação de uma possível, ajuda na restrição mais apurada das reais causas.
Num processo com muitas máquinas, variáveis, uma delas, apesar do problema, pode não ser o que realmente se busca. Será, portanto, menos um ponto crítico de análise para aquele momento. Menos dispersão e mais foco. A AEC então deve ser testada e retestada para ser validada.
O correto seria a verificação do resultado final a partir de seu controle. Se corrigido o vazamento o defeito some, diminui a inciência ou atenua apenas as características? Caso encerre, tem-se a causa raiz, caso apenas diminua a ocorrência ou altere as características, tem-se múltiplas variáveis, e isso indica se outras ações precisam ser tomadas ou não, se a AC precisa ser continuada ou não.
Observação crítica: Faça um teste de controle efetivo quando supor encontrar a causa raiz e lembre-se que controle é manipulação. Conheça as características do objeto manipulado e faça com que o resultado saia conforme sua ação sobre ele.
Ações Efetivas de Prevenção (AEP)
Estas ações geralmente configuram um complemento do PA. São as responsáveis por prevenir que este problema ocorra novamente.
Seria, neste caso, a revisão da periodicidade da manutenção preventiva da máquina ou revisão do treinamento do operador que lida com ela diariamente.
São tão importantes quanto as outras já que focam na melhoria do sistema, na não reincidência da causa raiz.
Observação crítica: Incorpore as AEP´s na rotina, são elas que tornam seu processo mais robusto e confiável.
Quanto a estrutura física do PA lembre-se que um bom plano de ação deve possuir:
- AEC e AC sem excessos;
- AEP incorporadas à rotina;
- Prazos definidos para cada ação;
- Identificação dos envolvidos em cada ação;
- Indicação do como determinada ação será posta em prática
- Indicação da progressão e o resultado das ações ao longo do tempo;
- Histórico registrado, para posteriores consultas e evidência em auditorias.
Tendo essas observações em mente, tenha um bom trabalho e uma boa execução de seu PA.
